Quand on est créateur d'entreprise, on est souvent démuni face à la quantité de travail et de choses qui sont à faire, tous les jours. Comment se faire aider rapidement avant d'être submergé par les tâches et de ne plus pouvoir gérer ? L'assistant virtuel peut être une solution efficace et abordable.
La plupart des entreprises s’organisent autour de plusieurs départements ou fonctions : la finance gère les flux monétaires et de facturation, le département marketing améliore la visibilité et le message de la marque, l’informatique s’assure de maintenir les produits et softwares utilisés, etc. Dans les petites entreprises et startups, toutes ces responsabilités sont concentrées sur une poignée de personnes, voire une seule et même personne. Les tâches administratives deviennent rapidement écrasantes et diminuent fortement la productivité.
De plus, au-delà de la question de la diversité des sujets à traiter, un 2ème problème se pose : le volume des tâches à exécuter; volume qui bien évidemment va augmenter avec la croissance de la société. Pour gérer au mieux cette croissance, il est nécessaire d’intégrer d'une part des ressources humaines, et d'autre part la machine qui va automatiser tous les processus de l’entreprise et faciliter la conversion et le paiement des clients. Cela implique d’avoir des personnes qui soient à même d'interagir avec ces processus afin de les faire fonctionner. De la même manière, bien souvent, aux rouages des processus nous pouvons placer des aides administratives et opérationnelles.
Le recrutement d'un assistant virtuel est une solution flexible et adaptée pour trouver l’aide nécessaire à la croissance. C’est aussi une solution très abordable qui permet de garder sous contrôle ses coûts fixes.
Autant d’avantages qui finissent de convaincre :
Être plus productif et travailler plus rapidement;
Déléguer les tâches qu’on n'aime pas faire;
Dégager du temps et se concentrer sur le business et les activités génératrices de valeur;
Réduire le stress généré par le fait d’essayer de vouloir tout faire en même temps et de ne jamais en voir le bout;
Aider à scaler et grandir plus rapidement en automatisant tout ou partie des cycles d’achat et de vente;
Faire des économies : si vous vous payez 50€ de l’heure et que votre assistante virtuelle vous coûte 4€ de l’heure vous économisez presque 350€ par jour délégué soit 1 gros salaire en fin de mois.
Il faut cependant être à même de pouvoir recruter une assistante virtuelle. Il y a des impératifs et des méthodes à suivre. Il faut être prêt à changer un peu son organisation bien que cela est à vrai dire beaucoup plus rapide et facile qu’on ne le pense.
En ce qui concerne la peur de déléguer ou du travail mal fait, c’est un blocage psychologique inutile. Vous formez vous même votre assistante virtuelle, il ne tient qu’à vous de lui montrer comme toute autre personne que vous recruteriez.
Le travail à distance, est un bienfait pour l’entreprise et la présence physique n’est souvent pas nécessaire dans nombre de métiers.
Il est donc essentiel de former cet assistant et cela peut prendre un certain temps au démarrage. Cela étant dit vous pouvez passer par un cabinet qui assure cette formation et vous accompagne réellement dans l’intégration de l’assistant virtuel à vos équipes et son initiation aux tâches qui lui incombent.
Par ailleurs un autre problème est bien souvent le turnover: le fait que les assistantes virtuelles ne restent pas sur le long terme compte tenu du métier répétitif. Pour peu que vous lui offrez un CDI pour justement palier à ce soucis, vous perdez toute flexibilité, et ne faite pas les économies de coûts escomptées. Il est pour cela conseillé de passer par une agence externe qui connaît ce métier et vous aidera à trouver et conserver les profils dont vous avez besoin.
Le recrutement peut aussi prendre du temps et passer par une agence est bien souvent une bonne solution trouver une réponse rapide à son problème.
Comment y parvenir à mettre en place un assistant virtuel ?
Bien souvent le mieux est de s’entourer d’une entreprise plus experte et qui va pouvoir vous accompagner dans les différentes étapes depuis le recrutement jusqu’à l’intégration:
Identifier le besoin et délimiter le périmètre des tâches
Écrire les procédures dans le détail et préparer un compte entreprise ainsi que les accès au réseau interne pour l’assistante virtuelle.
Trouver l’assistant virtuel / sélectionner le profil parmi ceux proposés par l’agence
1er rendez-vous de présentation entre le profil et son manager opérationnel avec le référent de mission
Présentation des outils et formations aux différents cycles et processus internes
Intégration aux équipes et commencement de la mission.
Maintenant que vous savez tout, vous êtes convaincu du gain potentiel à engager une assistante virtuelle. Beaucoup d’anciennes entreprises très organisées sont encore réticentes à l’embauche internationale et virtuelle en mode télétravail. Nous savons que c’est non seulement possible mais plus simple, plus économique et plus agile. Beaucoup d’autre n'ont pas idée du gain que cela représente alors qu’une telle décision peut littéralement changer la donne par rapport à la concurrence, cette organisation vous permet d’attaquer les marchés avec beaucoup plus de puissance et de scalabilité, vous permet d’économiser de nombreux coûts, et d’avoir une présence internationale qui vous donnera une image beaucoup plus professionnelle.
Pour conclure, voici ci-dessous des exemples de tâches que vous pouvez externaliser à un assistant virtuel administratif :
Rendez-vous et calendrier: si vous êtes quelqu’un de pressé avec beaucoup de rendez-vous à différents endroits avec des personnes que vous ne connaissez pas toujours vous donner l’organisation de votre agenda à une AV. Il sera toujours à jours grâce aux outils de partage de calendrier en ligne et droit de modification.
Facturation : une facture prend du temps à faire. Récupérer les données de facturation, faire la facture dans l’outil, l’envoyer au client, l’envoyer au comptable ou l’enregistrer dans les réseau : c’est presque 10 min par facture et cela peut vite représenter un à deux jours de facturation par mois. Les erreurs sont inévitables et les oublis de factures arrivent souvent: un AV va rendre le processus de vente plus rapide, plus prévisible et plus contrôlable.
Recouvrement: toutes les factures envoyées engendrent une gestion des paiements clients inévitables. Entre ceux qui ne payent pas, en retard ou en avance il faut pouvoir savoir ou l’entreprise en est de la réception du cash.
Emails management et customer service: répondre aux emails est une tâche qui prend beaucoup de temps, implique de répondre à des question auxquelles vous avez répondu 100 fois déjà, engendre du stress et beaucoup de temps. Avec la bonne formation, les bons outils de ticketing et répartition des tâches vous pouvez littéralement filtrer 90% de vos emails en donnant leur gestion à une AV pour ne garder que les emails important et qui nécessitent votre attention.
Help desk / ticketing support: la plupart des AV sont jeunes, connaissent le métier des produits tech et SAAS, elles sont en mesure de filtrer un bug d’une d’idée technique et sauront avec qui travailler pour résoudre le problème.
Facebook group, youtube comments : répondre aux commentaires de vos clients, aux critiques peut être long et stressant. Former une AV vous permettre de ne plus y penser et lui donner les clefs du branding de l’entreprise lui permettra d’écrire des réponses adaptées, à tous vos clients.
La gestion du processus de vente et d’acquisition client : un lead transformé en prospect transformé en client qui aura signé un contrat qu’il faudra enregistrer dans une nouvelle base de donnée peut prendre du temps.
Écriture et articles: certaines AV sont qualifiés pour écrire des articles web et le faire en très grand nombre.