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Subvention R&D et innovation : comment réussir le reporting financier ?

Dernière mise à jour : 13 mai

Dans le paysage du financement de l’innovation, les Appels à Projets (AAP) sont un des leviers à activer pour obtenir de la trésorerie. Avec des taux de réussite plus ou moins élevés, ils vous permettent ainsi de décrocher une subvention pour financer votre projet de RDI. Cependant, être lauréat vous engage auprès des financeurs publics et la rigueur s’impose à vous pour suivre l’état d’avancement financier (mais aussi technique) de votre projet.


Vous trouverez dans cet article toutes nos recommandations pour réussir le suivi et le reporting financier de votre subvention, de la lecture de la convention financière à l’établissement de la documentation en passant par la collecte de toutes les pièces justificatives.




Conseil n°1 : Lisez attentivement la convention financière établie entre votre société et l’organisme de financement (BPI, Ademe, ANR, Région, Europe, Ministère….).



Ce document présente vos droits et vos obligations en matière de suivi financier. La convention reprend la période et le budget de votre projet, la subvention accordée, les catégories de dépenses éligibles et vos obligations en matière de reporting et de communication. 


Soyez vigilants vis-à-vis des deadlines pour demander les acomptes et le solde de la subvention. Certains financeurs demandent des reportings semestriels, annuels ou selon un calendrier précis, veillez donc à avoir les dates en tête. Vous pouvez par exemple programmer une alerte dans votre agenda 1 mois avant la deadline pour être certain de ne pas oublier.


Par ailleurs, vous trouverez très souvent dans les annexes de la convention le format de la documentation à produire.



Conseil n°2 : Organisez vous pour le suivi financier selon la catégorie des dépenses.


  • Dépenses de personnel: il est primordial de mettre en place un suivi rigoureux des temps pour les salariés impliqués dans le projet (il servira aussi pour le CIR/CII). Un tableau Excel peut être suffisant mais des outils de suivi des temps disponibles sur le marché peuvent aussi être d’un grand secours (la team Exoqua utilise Toggl, sa version gratuite est suffisante pour les petites équipes. Vous pouvez aussi vous orienter vers Laboxy ou encore Timmi Timesheet). Faites apparaître les temps par personne, par lot de travail (a.k.a Work Package), par tâche, à l’heure, la journée ou la demi-journée selon la granulométrie demandée par l’agence de financement. Le suivi des temps doit être régulier (il est très difficile de revenir dessus 6 mois ou un an après…) et nous vous recommandons de faire signer les feuilles de temps par les salariés au fil de l’eau (la signature est parfois demandée par certains opérateurs de financement comme les régions où l'Europe. Un salarié peut quitter la société ou avoir un contrat qui prend fin, s’il n’est plus dans les murs, le retrouver pour avoir une signature peut relever du parcours du combattant).  Enfin, archivez les contrats de travail et tous les bulletins de salaires sur la période en question.


  • Dépenses de sous-traitance: si vous avez prévu de faire externaliser certaines opérations de RDI pensez à faire réaliser plusieurs devis et surtout conservez les. Si vous n’avez pas choisi le prestataire le mieux disant préparez un tableau qui reprend vos critères de choix et qui explique pourquoi un sous-traitant est privilégié plutôt qu’un autre.  Pendant toute la durée du projet, archivez les factures afin de pouvoir les comptabiliser et les présenter si elles sont demandées.


  • Dépenses d’investissement : si vous n’êtes pas soumis à l’obligation des marchés publics, sur ce poste également faites réaliser plusieurs devis pour les équipements que vous souhaitez acheter.  Si un fournisseur est le seul à distribuer/produire l’équipement que vous recherchez, demandez lui une attestation d’exclusivité. Certaines subventions financent l’achat, d’autres les mois d’amortissement de l’équipement, ne tardez donc pas à engager la dépense si vous êtes dans ce second cas de figure.


  • Dépenses de fonctionnement (petits matériels, frais de mission, etc.) : ce poste de dépense est parfois forfaitisé sur les autres postes mais ce n’est pas toujours le cas.  Pour l’achat de petit matériel, pensez à comparer les prix chez différents fournisseurs et gardez en une trace.  Pour les frais de mission, conservez tous les justificatifs (billets de train, avion, factures des hôtels, location de voiture …).  Vous aurez ainsi tout sous la main en cas de contrôle sur pièces.



Conseil n°3 : Établissez la documentation à intervalles réguliers.


Selon le volume de dépenses et sur la base des pièces évoquées ci-dessus programmez une alerte dans votre calendrier pour établir la documentation afin de ne pas accumuler de retard. 


Cela vous permettra également d’avoir une photo à un temps t du projet. Vous pourrez ainsi vous rendre compte de son état d’avancement (pas assez de temps pointé, sur ou sous-consommation des lignes budgétaires…) et rectifier le tir tant qu’il en est encore temps.



Conseil n°4: Rédigez un rapport d’avancement technique et scientifique du projet.


Le reporting financier doit être très souvent accompagné d’un rapport synthétique présentant les travaux déjà réalisés. Inutile de vous lancer dans un mémoire de 50 pages (mais si le cœur vous en dit allez-y), 2 à 10 pages peuvent être suffisantes. Vous prenez ainsi du recul sur le travail déjà accompli et vous présentez les perspectives. 


Avec ce document, vous capitalisez aussi pour votre dossier de CIR/CII puisque les informations pourront être réutilisées.



Conseil n°5: N’hésitez pas à vous faire accompagner.


Vous l’aurez compris, être lauréat d’une subvention est une véritable chance pour booster votre projet mais nécessite rigueur et implication. 


Il faut savoir par exemple que selon une étude de l’EAIC (European Association of Innovation Consultant), la gestion administrative et financière d’un projet Horizon Europe  peut vous demander entre 3 à 5 jours par mois. Mis bout à bout sur un projet d’une durée de 3 ans cela peut donc vous mobiliser 4 à 6 mois.


Or, la réalité opérationnelle du projet occupe déjà la majorité de votre temps. N’hésitez donc pas à faire appel à des experts du suivi et du reporting de financements publics pour réaliser cette mission. 


Cela tombe bien car chez Exoqua nous disposons d’un véritable savoir-faire en la matière. 


Cerise sur le gâteau, l’externalisation de cette tâche peut parfois rentrer dans les dépenses éligibles alors autant ne pas s’en priver pour faciliter la gestion de votre projet.



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