IP Box : quelles obligations documentaires ?

Le régime français dit d'IP Box (ou Patent Box), mis en œuvre dans le cadre de la loi de finances 2019, permet de bénéficier d’un taux préférentiel d’impôt sur les sociétés de 10 % (au lieu du taux de droit commun de 25 %) sur certains revenus tirés d'actifs de propriété intellectuelle (brevets, logiciels originaux, procédés industriels).

Cependant, cet avantage fiscal majeur a une contrepartie stricte. Après le temps de la déclaration via le formulaire 2468-SD, il est grand temps de consolider votre dossier justificatif. Contrairement au CIR, l'option IP Box exige une traçabilité analytique immédiate. Retour sur les obligations documentaires pour sécuriser ce dispositif.

Que dit la base BOFiP des obligations documentaires en matière d'IP Box ?

La doctrine administrative (BOI-BIC-BASE-110-20 § 190-220) et l'l'article L. 13 BA du LPF sont clairs : le contribuable doit être capable de justifier la détermination du résultat net soumis au taux réduit pour chaque actif (ou famille d'actifs).

L'administration exige une documentation complète comprenant deux volets principaux :

1. La description générale de la R&D

Vous devez fournir une description de l'organisation des activités de recherche et de développement de l'entreprise (organigramme, équipes, localisation). Cela permet au vérificateur de comprendre qui fait quoi, et où.

2. Le détail du calcul pour chaque actif

C'est le cœur de la documentation. Pour chaque actif (brevet ou logiciel) ou famille de biens, vous devez présenter :

• L'identification des actifs : Liste détaillée des brevets (numéros, dates) ou des logiciels (versions, dates de création) objets des revenus.

• Le calcul du Résultat Net : La méthode de répartition des frais (comptabilité analytique ou clés de répartition) pour isoler les dépenses de R&D directes liées à chaque actif.

• Le calcul du Ratio Nexus : La démonstration du lien entre les dépenses de R&D réalisées en France (numérateur) et les dépenses totales incluant la sous-traitance étrangère ou l'acquisition d'IP (dénominateur).

Le point de vigilance format : La doctrine précise que la documentation doit être "tenue à la disposition de l'administration sous un format électronique". Attention : les tableaux de données (calculs Nexus, répartition des coûts) doivent être fournis dans un format permettant les vérifications de calculs (type Excel ou .csv), et non pas simplement en PDF image ou scanné.

Risques et sanctions : Au-delà de l'amende

Le non-respect de l'obligation documentaire IP Box n'est pas anodin.

Lorsque l'entreprise ne produit pas la documentation requise ou fournit une documentation partielle, l'administration adresse une mise en demeure (délai de 30 jours pour régulariser). Si la réponse reste insatisfaisante :

1. L'amende spécifique : Elle s'élève à 5 % des revenus tirés des actifs concernés (article 1740-0 C du CGI). Cela peut représenter des sommes considérables sur des revenus de licences ou de cessions.

2. Le risque de remise en cause du taux (Le vrai danger) : Si l'administration ne peut pas vérifier votre ratio Nexus ou la réalité de l'actif (notamment l'originalité du logiciel) faute de preuves, elle peut rejeter l'application du taux de 10 %. Le résultat sera alors taxé à 25 %, assorti d'intérêts de retard et de majorations.

Focus Pratique : Comment documenter l'originalité d'un logiciel ?

C'est le point de friction le plus fréquent lors des contrôles. Contrairement à un brevet qui est un titre officiel, un logiciel doit être "original" au sens du droit d'auteur pour être éligible.

Il n'est pas toujours évident de juger du niveau de détails utiles. Une simple description commerciale ne suffit pas. Votre documentation technique doit prouver l'apport intellectuel via :

• Une description fonctionnelle et technique : Architecture, langage, algorithmes spécifiques.

• La preuve de la création : Logs de versionning, dates de création du code source.

• L'apport créatif : Il faut démontrer que le développeur a fait des choix libres et créatifs, et ne s'est pas contenté d'appliquer une logique technique standard.
  

Le rôle de l'APP (Agence pour la Protection des Programmes)

Bien que l'éligibilité des logiciels soit conditionnée par le droit d'auteur (qui naît de la création sans formalité), un dépôt probatoire auprès de l'APP est fortement recommandé. Il permet de :

1. Date certaine : Acter l'antériorité de l'actif (crucial pour le calcul du Nexus dans le temps).

2. Titularité : Apporter une présomption de titularité des droits.

3. Bonne foi : Démontrer aux vérificateurs une démarche de gestion rigoureuse de vos actifs incorporels.

Un accompagnement nécessaire sur un dispositif complexe

La documentation IP Box est volumineuse et technique. Elle nécessite de faire dialoguer trois expertises : juridique (éligibilité), financière (calcul du résultat net) et fiscale (Ratio Nexus).

Une erreur dans la clé de répartition des charges ou une mauvaise définition de la "famille d'actifs" peut dégrader votre avantage fiscal.

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En savoir plus

https://www.exoqua.com/ipbox : Présentation générale du dispositif de taxation à taux réduit des revenus de PI.

https://www.exoqua.com/post/ip-box-mieux-comprendre : Détails relatifs au régime d'IP Box.