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Rédaction du Dossier Technique CIR : 7 bonnes pratiques indispensables

Le Crédit Impôt Recherche est un dispositif fiscal qui pèse lourd dans le budget de l'État français. En effet, en 2022, plus de 20 000 entreprises en ont bénéficié et cela représente une enveloppe budgétaire annuelle d’environ 7 milliard d’euros. Qui dit sommes conséquentes dit bien entendu exigence des services vérificateurs de l’État vis-à-vis des contribuables. Une société déclarant du CIR se doit donc de présenter, pour chaque année de déclaration, un dossier justificatif technique exemplaire pour prouver l'éligibilité de ses projets en cas de demande d’informations complémentaires ou de contrôle. 


Vous trouverez dans cet article, nos 7 conseils et bonnes pratiques pour faciliter la rédaction de votre dossier justificatif technique. 



Conseil n°1: Collectez les pièces et constituez votre dossier au fil de l’eau.


Le droit de reprise de l’administration sur le crédit d’impôt s’exerce jusqu’à la fin de la troisième année suivant celle du dépôt de la déclaration (par exemple jusqu’au 31/12/2027 pour le CIR 2023) et dans le cadre notamment des contrôles fiscaux, les documents scientifiques et techniques nécessaires à l'appréciation de l'éligibilité des opérations de recherche réalisées doivent être transmis dans un délai de 30 jours qui peut-être prorogé de 30 jours supplémentaires sur demande. De plus, il n'est pas rare de se faire contrôler sur plusieurs exercices. 


Il est donc impératif pour une société de constituer ses dossiers justificatifs au fil de l’eau et chaque année pour ne pas se retrouver en difficulté lors d’un contrôle fiscal ou lors d’une demande de remboursement du montant du CIR. En effet, reconstituer un dossier et présenter les travaux réalisés par le passé (il y a parfois 2 ou 3 ans) peut s’avérer particulièrement compliqué. 


Pour faciliter la phase de rédaction vous pouvez régulièrement collecter et archiver tous les documents susceptibles de vous aider, comme la bibliographie (qui sera utile pour dresser un état de l’art sur votre sujet), les documents de réponse à un appel à projets, les protocoles expérimentaux, les résultats d’analyses, les comptes rendus écrits, les rapports des stagiaires, les présentations ou bien encore les échanges de mails avec vos collaborateurs. 


Conseil n°2: le dossier justificatif technique doit être le reflet de vos activités de R&D et de votre déclaration.


Le dossier justificatif technique permet au service vérificateur de contrôler plusieurs aspects de votre déclaration. Le premier est de vérifier que votre projet répond bien aux critères d’éligibilité du CIR et donc que vos activités relèvent bien d’opérations dites de R&D. Le second est de s’assurer que les travaux décrits dans le document sont cohérents avec le volume de dépenses déclaré et en particulier avec le nombre d’heures valorisées dans le calcul. Si ce dernier est conséquent, vous vous devez de rédiger plusieurs pages sur la partie  “Description de la démarche suivie et des travaux réalisés” sans quoi des questions vous seront posées pour connaître dans le détail la démarche expérimentale utilisée et les différentes tâches réalisées. 


Conseil n°3: Respectez le formalisme du document, contextualisez, spécifiez les objectifs.


De façon classique, dans votre document, vous devez présenter les objectifs de votre projet, faire ressortir les verrous technologiques/incertitudes et la problématique, démontrer en vous appuyant sur l'état de l'art existant que ces dernier(e)s ne peuvent pas être résolu(e)s facilement, pour ensuite expliquer comment vous avez cherché à les lever à travers votre démarche expérimentale (voir figure ci-dessous). 



Attachez vous à bien contextualiser le cadre des travaux de recherche pour permettre une compréhension immédiate des enjeux. Le lecteur doit comprendre quelle est la situation au démarrage et quelle est la finalité du projet. Vous pouvez également évoquer à ce niveau quelles sont les compétences scientifiques qui seront sollicitées. 


Par ailleurs, de manière plus distincte et notamment quand votre projet est pluriannuel, au-delà des objectifs et verrous technologiques “globaux” du projet n’hésitez pas chaque année à faire un focus sur les objectifs et verrous technologiques spécifiques à l’année en question et qui n’étaient peut-être pas identifiés au démarrage du projet. Les imprévus sont monnaie courante lorsque l’on fait de la R&D, ne vous privez donc pas de les présenter car ils vous ont également permis de faire progresser les connaissances.


Conseil n°4: Orchestrez chaque section du document pour une meilleure cohérence.


En effet, il faut veiller à ce que le document que vous rédigez reste logique. Cela signifie que les sections doivent se répondre les unes les autres. Par exemple, si votre projet présente 3 axes de recherche avec chacun 1 verrou technologique, il faut par conséquent développer 3 parties dans les travaux réalisés (1 axe/objectif = 1 verrou = 1 partie expérimentale). Tout est une histoire d’équilibre. 


Conseil n°5: Utilisez des visuels créatifs et évitez le jargon technique.


L’élément important à ne pas oublier est que votre dossier va être examiné par un agent de l’administration fiscale et/ou par un agent du ministère de la recherche qui certes peut posséder des connaissances dans votre domaine d’expertise mais qui ne “baigne” pas au quotidien dans vos activités. 

Côté contribuable, vous avez “la tête dans le guidon” et ce qui vous paraît limpide ne l’est donc pas forcément pour l’agent en question. 

Ainsi, au-delà des simples graphiques et tableaux, pensez à inclure des infographies, des mind maps, ou des illustrations qui expliquent votre projet de manière visuelle. Une bonne visualisation peut souvent être plus claire qu'un long paragraphe de texte.

Par ailleurs, tout en restant technique, assurez vous que votre rapport est accessible. Évitez le jargon métier excessif, les acronymes en pagaille et adoptez un style clair et précis. Même si cela ne fait pas tout, de notre expérience, nous constatons qu’un rapport bien écrit et compréhensible sera plus évalué plus positivement.


Conseil n°6: Capitalisez sur l’existant


Autre bonne pratique, capitalisez sur les dossiers justificatifs des années précédentes. En effet, certains éléments (présentation de la Société, contexte, état de l’art…) peuvent être repris d’une année sur l’autre et ont simplement besoin d’une mise à jour; cela est d’autant plus vrai pour les projets pluriannuels. Si des projets n’ont plus lieu d’être vous pouvez les supprimer de la nouvelle version et ajouter les nouveaux. 


Conseil n°7 : Sollicitez un collaborateur pour la relecture du document 


Enfin, si c’est possible, faites relire le document par un de vos collaborateurs. Il pourra ainsi mettre le doigt sur les éléments qui ne sont pas compris et qui mériteraient un éclairage, une simplification ou davantage d’explications.



Vous l’aurez compris, la rédaction d'un dossier justificatif technique solide est essentielle pour sécuriser votre Crédit d'Impôt Recherche. En appliquant ces bonnes pratiques, vous gagnerez en efficacité et augmenterez vos chances de validation du CIR, tout en économisant du temps et des efforts lors des phases de justification. 

Si toutefois cela vous questionne ou si vous souhaitez un accompagnement personnalisé, n’hésitez pas à contacter l’équipe d’Exoqua.


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