La gestion financière est souvent laissée de côté dans les startups et PME : pas le temps, trop complexe. Certains créateurs pensent même que ce n’est pas indispensable. Or, à partir d’une certaine taille critique, disposer d’une fonction financière bien structurée est absolument nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et piloter la croissance si chère au management.
Si le management rechigne à se doter d’une véritable fonction financière, c’est aussi qu’ils pensent qu’occuper un poste à temps plein serait surdimensionné. Le recrutement d’une personne en CDI n’est pourtant pas l’unique solution : il est possible de faire appel à des DAF externalisés, encore appelé DAF à temps partagé (de l’anglais Part time CFO).
Quels sont les avantages d’une formule de DAF externalisé ? Quels sont les bons indicateurs à suivre au sein de l’entreprise pour déterminer le meilleur moment pour faire appel à ce type d’experts ? Enfin comment choisir le bon spécialiste, qui saura répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise ?
Ce post vous permettra d’en savoir plus sur les DAF externalisés, pour faire le choix le plus éclairé possible.
C’est quoi un DAF externalisé ?
Un Directeur Administratif et Financier (DAF) externalisé est un expert en finance d’entreprise qui intervient à temps partiel au sein de plusieurs entreprises (c’est pour cela qu’on dit aussi DAF à temps partagé), aussi bien pour des missions d’accompagnement à long terme que pour des missions ponctuelles.
Il a exactement le même rôle et les mêmes fonctions qu’un DAF interne (i.e. en CDI dans l’entreprise) : il met en place les budgets, s’occupe de la gestion de la trésorerie, gère les relations avec les investisseurs et l’expert comptable, a la main sur la gestion administrative et la fiscalité, et de manière plus générale, a une vision stratégique de la fonction.
Il est un véritable bras droit ou business partner du dirigeant, et, en ce sens, il doit pouvoir éclairer les prises de décision de ce dernier. Véritable pivot de l’entreprise, il participe donc activement aux opérations qui doivent assurer la croissance de la société, gage d’une pérennité à long terme.
Pourquoi envisager d’externaliser sa direction financière ?
Un entrepreneur avisé, cherchant à occuper sa direction financière, peut légitimement se demander en quoi il est pertinent de faire appel à un DAF externalisé au lieu de recruter une personne en interne.
Petit tour d’horizon des principaux avantages du DAF externalisé.
Maîtriser les coûts
L’internalisation de la fonction financière a un double impact sur les coûts de l'entreprise : (i) les frais de recrutement, que ce soit les frais des prestataires (outils en ligne, cabinets de recrutement) ou bien le temps passé par le personnel en interne; (ii) le coût total fixe d'un employé recruté et le peu de souplesse qu'offre ce mode de fonctionnement.
Le DAF externalisé est donc une solution qui peut être très économique, notamment parce que vous adaptez le volume de travail au besoin réel de l’entreprise : de 1 jour par mois à plusieurs jours par semaine, en augmentant ou en diminuant le volume en fonction des pics et creux d’activité (ou en fonction de la saisonnalité). Le risque financier est donc maîtrisé dans la mesure où le coût peut être adapté à la trésorerie disponible. A noter que généralement un DAF externalisé facture ses prestations en appliquant au nombre de jours travaillés un taux journalier (TJ; nous y reviendrons ci-après).
Soyez à la pointe de l’expertise en matière de finance
Nous l’avons dit précédemment, un DAF internalisé peut coûter cher, surtout si l’on cherche un profil très expérimenté. D’ailleurs, il est souvent très difficile de trouver la perle rare, tant les bons profils sont peu nombreux sur le marché, avec une forte concurrence. Il n’est donc pas rare de se tourner vers des profils moins expérimentés. Loin de nous de vouloir critiquer la jeunesse et le manque d’expérience, mais il faut connaître les implications du recrutement de tels profils : besoin de formation, besoin de conseils externes sur certaines opérations, incertitudes, moins de pédagogie auprès des autres composantes de l'entreprise, etc.
Un DAF externalisé, c’est la (quasi) assurance d’avoir en face de soi un profil à même de comprendre le business de l’entreprise, ayant opéré dans des structures aux business models variés, ayant rencontré des cas très différents (croissance rapide ou situations difficiles), etc. Le point commun des DAF partagés : l’expérience. Attention cependant, on trouve tout de même tous les profils : au minimum 5 expériences dans des fonctions financières jusqu’à des profils de plus de 20 ans d’expérience avec des fonctions de management à l’international. Il faut s’assurer de mettre le bon profil en face des problématiques de votre entreprise : un DAF très expérimenté pour une scale up qui vient de faire son premier million d’euros de CA, c’est peut-être un peu surdimensionné, notamment en termes de tarif. D’autant que ce DAF très expérimenté pourrait rechigner à “mettre les mains dans le cambouis” sur, par exemple, des questions purement administratives.
La souplesse du DAF externalisé
Nous l’avons brièvement évoqué : avoir recours à un DAF externalisé, c’est bénéficier de la souplesse du modèle.
Il pourra intervenir ponctuellement, sur des projets bien spécifiques comme l’amélioration des process ou le déploiement d’un outil financier : évidemment, pas besoin d’embaucher un temps plein pour ce type d’opération à durée limitée dans le temps. A noter qu’un DAF externalisé peut intervenir également en complément de personnes déjà en place, pour gérer des pics de charge spécifiques à votre activité (saisonnalité) ou liés à une opération particulière (clôture ou levée de fonds par exemple).
Le DAF à temps partagé intervient cependant dans les startups ou PME sur des missions à long terme, avec un accompagnement qui s’adapte au besoin réel de la société (un jour par mois jusqu’à 3 jours par semaine). A noter que certains accompagnements sont encore plus souples et permettent au management d’uniquement avoir la réponse aux questions qui sont posées en interne.
En résumé, les deux principaux bénéfices d’un DAF à temps partagé sont les suivants :
Pallier à un manque de temps pour s’occuper de la gestion financière et administrative.
Combler le manque de personnel compétent en interne.
Quand doit-on faire appel à un DAF à temps partagé ?
Le DAF externalisé ne travaille pas à temps plein pour l’entreprise, mais il a les mêmes prérogatives : il s’occupera de toutes les problématiques en matière financière mais aussi administrative, sans oublier qu’il aura la main sur une partie des aspects juridiques (il pourra s’interfacer avec des conseils juridiques plus spécialisés) ou fiscaux. Pour vous donner une vision plus précise des missions qu’il pourra réaliser, vous pouvez vous reporter à la figure ci-dessous, sans que cette liste soit évidemment exhaustive :
Tous les fondateurs à qui échoit la direction financière rêvent de s’adjoindre les services d’un DAF externalisé. Pour autant, beaucoup d’entreprises peinent à se lancer et se demandent si ce type de service est bien pour eux. Il n’y a pas de règle dans l’absolu, mais il faut regarder à minima deux aspects : le temps passé sur ces sujets, et le budget qu’on est prêt à allouer.
Au delà de 4h, en moyenne, passées par semaine sur les questions financières et administratives, il faut clairement se poser la question de la délégation à une personne spécialisée. 4h, c’est vite passé, entre le reporting actionnaires, le suivi des budgets, la recherche de financement, le legal pour l'onboarding de nouveaux collaborateurs, etc. Entre nous, vous n’avez pas créé une société pour faire de la finance et de l’administratif, et c’est quand même plus sympa d’exercer son talent sur le business.
En ce qui concerne le budget, en fonction du profil et du volume, le coût sera compris entre 15K€ et 60K€ par an, à comparer avec le coût d’un DAF internalisé, qui oscillera entre 100K€ et 200K€ par an, sans compter les coûts annexes comme les frais de recrutement.
Au-delà d’une centaine de salariés ou de 10M€ de CA, on constate souvent que l’embauche d’un collaborateur à temps plein est privilégiée, sans que ce soit une règle dans l’absolu.
Comment choisir son DAF externalisé ?
Face à une offre abondante de profils variés, il n’est pas toujours facile de choisir un profil de DAF externalisé qui soit adapté à son entreprise.
Le bon DAF pour répondre aux problématiques de la société
Il est primordial avant de se lancer dans la prospection d’un DAF externalisé de prendre le temps de poser sur le papier les besoins réels sur lesquels celui-ci devra se pencher. Il convient de lister les tâches en lien avec la finance et l’administratif déjà réalisées au sein de l'entreprise mais aussi d’écrire celles qui ne sont pas encore couvertes. Cette liste peut être assez étendue, et dans l’état actuel des choses, ne pas se limiter à une seule personne au sein de l’organisation. N’hésitez donc pas à interroger vos collaborateurs en interne afin d’obtenir des points de vue externes et détachés sur la question.
Assurez-vous que le DAF externe que vous sollicitez soit en mesure de réaliser l’ensemble des tâches que vous avez listées, et qu’il sera motivé pour le faire (encore une fois si vous avez de nombreuses tâches administratives, un DAF trop expérimenté pourrait avoir le sentiment de ne pas utiliser à bon escient toute l’étendue de son talent).
Cette liste de tâche sera également précieuse pour le prestataire pour vous faire un devis précis et correspondant à votre besoin réel.
Quel tarif pour un DAF externalisé
Il est courant que les DAF externalisés annoncent un Taux Journalier (TJ), qu’il conviendra de multiplier par le nombre de journées de travail pour obtenir le montant total de sa prestation.
Le TJ du DAF à temps partagé dépend de différents facteurs parmi lesquels :
son expérience dans la fonction
le prestige des startups ou PME qu’il a accompagnées
l’urgence du besoin
la zone géographique d’intervention ou de localisation du DAF
l’expertise spécifique recherchée.
De manière générale, un DAF à temps partagé coûte en moyenne entre 600€ et 1300€ HT par jour.
Des compétences spécifiques et des soft skills
Il est loin le temps où l’on demandait à un DAF de solides compétences en finance et…une excellente maitrise d’Excel.
Il y a évidemment des prérequis sur la partie finance et administrative (nous les avons déjà évoqué précédemment). Trois autres dimensions peuvent avoir également leur importance selon nous :
l’agilité, la pédagogie et les soft skills de manière générale : il doit pouvoir porter la voix de la finance dans l’entreprise.
la digitalisation : il existe aujourd’hui de nombreux outils numériques utiles à la fonction finance. Un bon DAF doit pouvoir les connaître pour proposer les plus adaptés à l’entreprise. Une maîtrise du low code / no code serait un plus pour l’intégration des différentes applications financières.
le réseau : un bon DAF doit savoir s’entourer pour toutes les questions qui sortent de son domaine normal de compétences (droit, internationalisation, etc.).
Convaincus des bénéfices d’un DAF externalisé, vous voilà armés pour prospecter le bon DAF qui correspondra à tout point de vue à votre structure. Exoqua, c’est le spécialiste français des prestations de DAF externalisé. Alors n'hésitez pas, prenez contact avec nous, nous vous mettrons en relation avec les personnes les plus adaptées pour votre business.